Career

Executive Assistant (m/w/d)

Arbeitsort

Mainz

Vertragsart

Bereich

Firma

Vertragsform

Zielgruppe

Executive Assistant (m/w/d)

Als Executive Assistant (m/w/d) bist du dafür verantwortlich das obere Management und die Vorstandsmitglieder bei operativen Aufgaben zu unterstützen. Du erledigst Büroarbeiten und priorisierst die Korrespondenz, die es der Führungskraft ermöglicht, sich auf die Entscheidungsfindung und übergeordneten Verantwortlichkeiten zu konzentrieren. Du bist somit das Bindeglied zwischen der Führungskraft und den MitarbeiterInnen. Du trägst zu einer besseren Organisation und Planung bei.

Was du bewirkst

  • Administrative Unterstützung, beispielsweise beim Schreiben und Bearbeiten von E-Mails, Erstellen von Memos und Vorbereiten von Mitteilungen im Namen der Führungskraft
  • Du kümmerst dich um die Reisevorbereitungen und die Spesenabrechnungen des Boards
  • Organisation von Besprechungen, einschließlich der Planung, dem Versenden von Erinnerungen, von Reisevorbereitungen und der Organisation des Catering
  • Du stellst die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen sicher
  • Verwaltung des Kalenders der Führungskraft, einschließlich der Terminvereinbarung und der Vorbereitung von sensibelsten Angelegenheiten
  • Prüfen und Bearbeiten von Anrufen, Anfragen und Recherchen 
  • Implementierung und Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsthemen, der Viessmann-Richtlinien und lokalen Gesetzen und Vorschriften im eigenen Bereich
  • Du fungierst als Gastgeber für externe und interne Gäste
  • Verbindung zum IT-Support für das obere Management

Das bist du

Du besitzt gute Kommunikationsfähigkeiten und arbeitest gerne pragmatisch und implementierst neue IT-Technologien. Darüber hinaus möchtest du andere mit einem selbstbewussten und freundlichen Erscheinungsbild unterstützen und ihnen helfen? 

  • Erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaft oder Verwaltung; Berufserfahrung ist ein Plus
  • Mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch; zusätzliche Sprachen sind von Vorteil
  • Erfahrung im vertraulichen Umgang mit sensiblen Informationen
  • Starke organisatorische Fähigkeiten 
  • Gute Problemlösungs- und Entscheidungsfindung, Proaktivität und Selbststeuerung
  • Du kannst deine Arbeit gut priorisieren und steuern 
  • Profunde Kenntnisse und Fähigkeiten in der Arbeit mit modernen Business-IT-Programmen und digitalen Tools

Was macht uns besonders

Jeder Einzelne bei uns leistet unglaublich viel. Wir wissen das zu schätzen und daher möchten wir etwas zurückgeben: 

  • Eine unbefristete Anstellung in einem nachhaltig denkenden Familienunternehmen in dem mehr als 100 Jahre Erfolgsgeschichte und die Agilität eines Start-up’s zusammentreffen 
  • Sinnstiftende und herausfordernde Arbeit in einem internationalen Umfeld
  • Eine Atmosphäre, in der du deine Ideen und Veränderungswünsche einbringen kannst. Als Teil unseres Teams von Querdenkern und Zukunftsmachern erhältst du vom ersten Tag an die Unterstützung und den Freiraum, den du benötigst, um dein volles Potenzial zu entfalten.
  • Wir bauen, entwickeln und teilen eine Kultur, die in mehrfacher Weise den Fokus auf Entwicklung legt

Das sind wir

Die Viessmann Gruppe ist einer der international führenden Hersteller von Heizungs-, Industrie- und Kühllösungen. Das Familienunternehmen wurde 1917 gegründet, hat 12.300 Mitarbeiter, und der Umsatz der Gruppe beläuft sich auf 2,65€ Milliarden Euro. Viessmann Refrigeration Solutions ist einer der führenden europäischen Hersteller von gewerblichen Kälte- und Reinraumlösungen, der für seine Energieeffizienz, Nachhaltigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Wartung bekannt ist. Das Produkt- und Serviceportfolio von Viessmann beinhaltet zentralgekühlte, als auch steckerfertige Kühlmöbel, Kühlsysteme, Kühlzellen- und Reinraumlösungen sowie Zubehör und zugehörigen Service. Viessmann Refrigeration Solutions beschäftigt in Europa fast 1.500 Experten im Bereich Kältetechnik. Die Kühlprodukte werden in den Produktionsstätten von Viessmann in Deutschland und Finnland gefertigt und sind durch lokale Vertriebsbüros in 20 Ländern in Europa vertreten, welche durch ein umfangreiches Netzwerk an Partnerunternehmen unterstützt werden.

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